Es ist etwas ganz anderes, seiner Lieblingsband oder seinem Lieblingskünstler auf Reisen zuzuhören, als sie live bei einem Konzert zu erleben. Die Planung eines erfolgreichen Musikfestivals ist an sich schon eine aufregende Erfahrung, die alle Beteiligten nicht missen möchten.
Musik vermag es auf magische Weise, Menschen aus verschiedenen Gemeinschaften und Altersgruppen miteinander zu verbinden. Wenn Sie eine Veranstaltung organisieren oder einen Veranstaltungsort suchen, finden Sie hier eine 10-Schritte-Anleitung für die Organisation eines erfolgreichen Konzerts.
1. Planen Sie Ihr Budget
Alles beginnt mit der Budgetierung der Veranstaltung und dem Umfang, in dem Sie Ihre Konzerte organisieren möchten. Halten Sie sich an eine Vorlage für das Veranstaltungsbudget, die Sie für alle Ihre bevorstehenden Konzertereignisse verwenden können. Stellen Sie ein realistisches Budget auf, das alle Ausgaben für die Infrastruktur, die Buchung des Veranstaltungsortes, den Kauf von Talenten und die Logistik abdeckt, einschließlich aller Eventualitäten.
Stellen Sie zu diesem Zeitpunkt fest, ob Sie Sponsoren für Ihre Veranstaltung gewinnen müssen, insbesondere wenn es sich um eine Benefizveranstaltung oder ein Konzert für wohltätige Zwecke handelt. Verfolgen Sie Ihr Budget, um sicherzustellen, dass Sie nicht zu viel ausgeben.
2. Talente einkaufen
Stellen Sie je nach Art des von Ihnen organisierten Konzerts und Ihres Budgets eine Künstlerauswahl zusammen, die Ihren Besuchern gefällt und die sie schätzen werden. Analysieren Sie, was für Ihr Publikum am besten geeignet ist. Wenn Sie beispielsweise ein Konzert in Washington für Menschen zwischen 21 und 50 Jahren veranstalten, die Popmusik mögen, dann buchen Sie einen Künstler wie Pitbull oder Nelly. Wenn Sie sich für ein Staraufgebot entscheiden, sollten Sie sicherstellen, dass die Künstler sich mit den anderen Künstlern wohlfühlen.
3. Finalisieren Sie Ihren Veranstaltungsort
Sobald Sie sich für einen Künstler entschieden haben, sollten Sie den Veranstaltungsort festlegen. Handelt es sich um ein Innen- oder ein Außenkonzert? Wenn Sie bereits ein Kasino oder eine Kneipe haben, ist der Veranstaltungsort kein großes Problem. Wenn Sie das Konzert jedoch im Freien veranstalten, können Sie ein Stadion oder eine Freifläche wählen, auf der alle Gäste Platz finden.
Legen Sie den Veranstaltungsort fest, je nachdem, wie viel Geld Sie zur Verfügung haben und wie viele Besucher Sie unterbringen können. Berücksichtigen Sie bei der Buchung des Veranstaltungsortes den Verkehr, die Fahrtzeit und die Parkmöglichkeiten. Geben Sie den Veranstaltungsort in den sozialen Medien und in Ihrem Online-Ticketshop mit einem Geotag an, damit Ihre Teilnehmer den Veranstaltungsort leicht finden können.
4. Legen Sie das Konzertdatum fest
Legen Sie auf der Grundlage der Verfügbarkeit Ihrer Künstler den Termin für Ihr Konzert fest. Sorgen Sie dafür, dass sich die Veranstaltung herumspricht, und versenden Sie während der Vorbereitung des Konzerts E-Mail-Kampagnen und Erinnerungsschreiben an die Beteiligten und Ihr Publikum.
Da die Ferienzeit bald beginnt, wird es in dieser Zeit mehrere Veranstaltungen geben. Achten Sie darauf, dass Ihre Veranstaltungstermine nicht mit anderen beliebten Veranstaltungen kollidieren. Sobald das Konzertdatum feststeht, können Sie mit Ihrer gezielten Event-Marketing-Strategie beginnen.
5. Kümmern Sie sich um die Logistik
Egal, ob es sich um einen kleinen Auftritt oder ein großes Konzert handelt, buchen Sie ein tolles Soundsystem, das für ein beeindruckendes Erlebnis sorgt. Wenn es sich um einen Außenbereich handelt, bauen Sie die große Bühne für Ihre Künstler auf, mieten Sie die Bühnenausrüstung einschließlich Licht und Ton. Richten Sie einen Backstage-Bereich und eine Garderobe ein und kümmern Sie sich um das Catering während des Konzerts. Während Sie sich um die Logistik kümmern, sollten Sie es nicht versäumen, Genehmigungen für Lärm und Alkoholkonsum einzuholen.
Beginnen Sie rechtzeitig mit der Rekrutierung Ihres Teams, denn Sie brauchen Freiwillige, die die Besucher begrüßen, Fragen beantworten und sich um alle Probleme kümmern, die während des Konzerts auftreten können. Wenn Sie auf dem Konzert Alkohol anbieten, sorgen Sie für geschulte Sicherheitskräfte, CCTV-Überwachung und Drohnen, um unerwünschte Situationen zu vermeiden.
6. Preis der Eintrittskarten
Die Ticketpreise sind einer der wichtigsten Faktoren für die Steigerung Ihrer Veranstaltungseinnahmen. Sobald Sie Ihre Veranstaltungskosten und die Anzahl der erwarteten Besucher kennen, kalkulieren Sie eine zusätzliche Marge ein, um zusätzliche Kosten zu decken, und legen Sie Ihren Ticketpreis entsprechend fest. Erstellen Sie mehrere Ticketarten und Sitzplatzkombinationen, um Ihren Besuchern die größtmögliche Flexibilität bei der Auswahl des für sie und ihre Gruppe am besten geeigneten Tickets zu bieten.
7. Wählen Sie Ihren Event-Ticketing-Partner
Das Ticketing scheint nur ein kleiner Teil Ihrer Veranstaltungsplanung zu sein, aber genau das ist es, was die Generierung von Einnahmen ermöglicht. Vom Event-Management über die Umsatzgenerierung bis hin zum Branding – unsere Event-Ticketing-Funktionen sind die beliebtesten in der Konzertbranche. Wir sind nicht nur funktionsreich, sondern bieten unseren Veranstaltern auch einen 24/7-Kundensupport.
Konzerte und überfüllte Warteschlangen gehen Hand in Hand. Ein übermäßig aufgeregtes Publikum, das darauf wartet, Ihren Veranstaltungsort zu betreten, sollte nicht getestet werden. Mit unseren mobilen Apps – YapScan & YapStats – haben Konzertmanager die Ticketvalidierung und Datenauswertung auf ihren mobilen Geräten optimiert.