Veranstaltungen mit Live-Musik gehören zu den interessantesten und unterhaltsamsten für die Teilnehmerinnen und Teilnehmer. Aber ohne den richtigen Plan können sie auch am ehesten in die Bredouille kommen. Aus diesem Grund haben wir diesen Leitfaden für die Planung eines Konzerts zusammengestellt.
Da es bei einem Konzert mehr Elemente und bewegliche Teile gibt als bei einer normalen Veranstaltung, können jederzeit einige Dinge schief gehen. Technische Störungen bei der audiovisuellen Ausrüstung, Krankheiten oder Verletzungen von Musikern und schlechtes Wetter können sich negativ auf das Erlebnis aller Beteiligten auswirken. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie am besten auf Pannen vorbereitet sind und sicherstellen, dass Ihr Konzert von Anfang an ein Erfolg wird!
Erfahren Sie, wie Sie ein Konzert in einfachen Schritten planen können:
1. Legen Sie Ziele fest.
Einer der wichtigsten Schritte bei der Planung eines Konzerts ist die Festlegung von Zielen. Mit anderen Worten: Was wollen Sie mit dem Konzert erreichen? Wahrscheinlich haben Sie bereits Ihre Veranstaltungsziele festgelegt und beschlossen, dass ein Konzert das beste Format ist, um diese Ziele zu erreichen. Aber ohne eine klare Vorstellung davon, was Sie mit dem Live-Musik-Teil Ihrer Veranstaltung erreichen wollen, werden Sie wahrscheinlich kein denkwürdiges Konzert erleben.
Die besten Live-Musik-Events haben ein Konzept oder ein Thema, das die Erzählung vorantreibt. Dieses Konzept bestimmt alles, von der Art der gespielten Musik über das Publikum, den Veranstaltungsort und andere Aktivitäten bis hin zum Stil der Veranstaltungsdekoration und des Merchandising.
Denken Sie an die Teilnehmer Ihrer Veranstaltung und daran, welches Konzept und welcher Stil für sie am ansprechendsten und einprägsamsten sein wird. Sprechen Sie, wenn möglich, mit einigen Mitgliedern Ihrer Zielgruppe, um zu überprüfen, ob das Konzept, das Sie sich ausgedacht haben, so aufregend und fesselnd ist, wie Sie es sich wünschen.
2. Erstellen Sie ein Budget.
Es ist verlockend, zu schätzen, wie viele Besucher Sie für Ihr Konzert erwarten, dies mit dem Preis zu multiplizieren, den die Leute Ihrer Meinung nach für eine Eintrittskarte zahlen würden, und die Summe als Ihr Budget zu betrachten. Aber das ist verkehrt.
Um genügend Geld für Ausgaben und Unvorhergesehenes zur Verfügung zu haben und um einen Gewinn zu erzielen (falls das eines Ihrer Ziele ist), brauchen Sie vor allem eine klare Budgetübersicht.
Verwenden Sie den Rest dieser Liste, um zu bestimmen, was Sie für Ihre Veranstaltung benötigen, und erstellen Sie für jede Kategorie einen Einzelposten. Planen Sie etwa 10-30 % der nicht zugewiesenen Mittel für Unvorhergesehenes und unvorhergesehene Ausgaben ein. Auf diese Weise sind Sie auf alle Eventualitäten vorbereitet, falls etwas dazwischenkommt.
3. Finden Sie das Talent.
Das musikalische Talent, das Sie engagieren, wird die Atmosphäre Ihres Konzerts mehr als alles andere prägen. Je nach Art des Talents, das ihr engagieren wollt, kann dies auch einer der wichtigsten Budgetposten sein.
Versuchen Sie, Talente zu finden, die gut zu Ihrem Veranstaltungskonzept und Ihren Zielen passen. Vergewissern Sie sich, dass sich die Zielgruppe der Künstler mit der Zielgruppe Ihrer Veranstaltung deckt. Sie wollen zum Beispiel nicht, dass eine Band, die hauptsächlich von Teenagern gehört wird, vor einem Raum voller Senioren spielt.
Denken Sie daran, dass Sie, wenn Sie Talente von außerhalb engagieren, wahrscheinlich für deren Reisekosten aufkommen müssen. Das könnte Ihr Budget sprengen, wenn Sie nicht aufpassen. Wenn Sie sich für einheimische Talente entscheiden, können Sie unter Umständen etwas Geld sparen und gleichzeitig eine Verbindung zur örtlichen Gemeinschaft herstellen.
4. Wählen Sie einen Veranstaltungsort.
Viele Veranstaltungsorte sind für Live-Musik eingerichtet und bereit, sie zu beherbergen. Wenn Sie sich für einen Veranstaltungsort in einer Halle entscheiden, vergewissern Sie sich, dass er Erfahrung mit Live-Musik hat und dass die Bühne und die Bestuhlung für die von Ihnen gewählte Musikrichtung geeignet sind. Veranstaltungsorte im Freien sind mit höheren Produktionskosten und mehr Unwägbarkeiten aufgrund der Wetterbedingungen verbunden, aber sie können eine gute Wahl für Konzepte wie Grillfeste und Picknicks sein. Wenn Sie sich für einen Veranstaltungsort im Freien entscheiden, sollten Sie einen Notfallplan für Regen, Schnee, Wind, Hitze, Kälte und andere Elemente haben, die das Konzert stören könnten.
Die Energie Ihres Konzerts wird durch das Publikum beeinflusst, und die Größe des Veranstaltungsorts spielt dabei eine große Rolle. Wenn Sie einen zu großen Veranstaltungsort buchen und ihn nicht ausverkaufen, ist der Saal nur halb voll und die Energie des Publikums gering. Wenn Sie hingegen einen kleinen Saal buchen und ihn zu schnell ausverkaufen, werden Sie sich fragen, ob Sie nicht mehr potenzielle Ticketverkäufe und Einnahmen verpasst haben. Da sich dies auf die Energie des Publikums auswirkt, ist es immer besser, einen etwas kleineren Veranstaltungsort zu wählen, bei dem Sie sicher sind, dass Sie ihn füllen können.
Legen Sie sich frühzeitig auf einen Veranstaltungsort fest, da sich die restlichen Details der Veranstaltung erst dann ergeben, wenn Sie dieses wichtige Puzzleteil entschieden haben.
Erkunden Sie das Cvent Supplier Network, um Veranstaltungsorte auf der ganzen Welt zu finden, anzufragen und zu buchen.
5. Beantragen Sie Genehmigungen und Versicherungen.
Je nach Wahl des Veranstaltungsortes müssen Sie möglicherweise Genehmigungen für Alkohol, Essen, Musik und die Veranstaltung selbst einholen. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Veranstaltungsort und bei den örtlichen Behörden, was Sie für Ihre Situation benötigen. Es ist auch eine gute Idee, eine Versicherung für Ihre Veranstaltung abzuschließen. Damit sind Sie für viele übliche Pannen abgesichert, und Ihr Veranstaltungsort kann dies verlangen.